Business Case: Mailarchiv

Business Case: Mailarchiv

Ist eine B2B SaaS Lösung ein attraktiver Business Case?

Ok, die Frage ist etwas weiträumig formuliert, aber es ist ja auch die Überschrift. Etwas präziser formuliert: mein IT-Partner hat ein wachsendes Portfolio an managed services – also Software as a Service Produkten, die einzeln oder im Paket bestehende IT-Dienstleistungen ergänzen, aber auch ablösen können.

Eines dieser Produkte erschien uns besonders geeignet als Pilot für konzertierte Marketing-/Vertriebsmaßnahmen: die Mailarchivierung.

Kurz zum Hintergrund: gesetzlich ist die revisionssichere Archivierung von kaufmännischer Kommunikation von Unternehmen seit einigen Jahren vorgeschrieben. Sie gilt für Dokumente aus den Fakturierungsprozessen, aber auch für die E-Mail-Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern. Prüft man, ist es erstaunlich, wie viele E-Mails kaufmännisch relevante Informationen enthalten.

Ergo: ein riesiger Bedarf – machen nämlich nur wenige. Ein klares Nutzenargument – bei Nichtbeachtung ein rechtlicher Verstoß. Ein attraktiver Zusatznutzen: aufgeräumte Postfächer und ein leistungsstarker Archivzugriff. Und preislich? Sehr attraktiv, weil komplett an die Nutzung gekoppelt: Anzahl Postfächer!

Sollte wie geschnitten Brot laufen!

Die Wahrheit ist, es ist erschreckend, wie gering das Interesse an einer notwendigen, nützlichen, einfachen und kostengünstigen Lösung ist. Richtig, E-Mails sind etwas besonders sensibles und gehören daher in sichere Hände!
Aber erstens hat ein professioneller IT-Dienstleister genau diese Sicherheit und zweitens: kann das davon abhalten, eine Lösung zu verweigern, zu verschieben, die bei Nichtanwendung zu Stress mit dem Finanzamt führt?
Unsere Kampagne unter dem Motto: „Mailarchivierung ist wichtig, aber mein Geschäft geht vor“ hatte gute Response. Leider in Form von Zustimmung: das Geschäft geht vor. Interessant, aber nicht im Moment.!

Nun ja, Fazit: Mailarchivierung ist eine attraktive SaaS-Lösung, sie kann ein Business Case sein, auch im deutschen Mittelstand, aber vermutlich erst nach einigen DSGVO- oder PKW-EnVKV-artigen Schauprozessen – mit enormen Strafen verbunden. Klingt resigniert und verärgert. Ja, ich zeig euch alle an 😉